Тема выдачи подотчетных сумм всегда вызывала много вопросов у бухгалтеров, остановимся на них подробнее.
Во-первых, руководитель фирмы должен создать приказ со списком работников, которым можно выдавать деньги под отчет (ч.1 ст. 19 ФЗ от 06.12.2011 №402-ФЗ), также порядок выдачи денежных средств нужно прописать в учетной политике организации;
Во-вторых, у каждого сотрудника, в том числе и у руководителя, нужно брать заявление с просьбой выдать определенную сумму денег под отчет, где будет прописан срок и цель выдачи. (п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2013 №3210-У). Данное заявление визируется руководителем (подпись, дата) и уже после этого выдаются денежные средства. Если деньги перечисляются на карту работника, то в заявлении прописываются банковские реквизиты карты. Также в заявлении нужно отразить сведения об отсутствии задолженности по выданным ранее подотчетным суммам, а если сотрудник вообще не отчитался за предыдущий отчет, то выдавать новые денежные средства нельзя (Указания ЦБ РФ от 11.03.2013 №3210-У, п. 6.3, абз. 3).
В конечном итоге, сотрудник обязан сдать авансовый отчет в бухгалтерию со всеми подтверждающими документами в течение 3 рабочих дней, после даты, указанной в заявлении.
Остановимся более подробно на первичных документах, а именно какие они бывают, и как они должны быть оформлены, чтобы не возникало проблем с проверяющими органами:
1. Авиа и ж/д билеты, оригиналы посадочных талонов
2. Товарные накладные по форме ТОРГ-12
3. Акты на услуги
4. Счет-фактура, если объект облагается НДС
5. Кассовые чеки
6. Товарные чеки
7. Бланки строгой отчетности (квитанции).
Все документы должны быть заполнены в соответствии с действующим законодательством, должны содержать следующие данные: наименование юр. лица, юр. адрес, банковские реквизиты, наименование товара (услуги), количество, цена, сумма НДС — если облагается этим налогом, общая сумма, обязательно наличие подписей и печатей со стороны поставщика. Что касается товарного чека, то в нем обязательно должен стоять номер, дата, должно быть четко прописано название товара и, конечно же, печать и подпись кассира. В квитанциях на такси должно быть прописано название перевозчика, Ф.И.О. водителя, стоимость услуг, маршрут, указана серия и номер квитанции.
Если сотрудник принесет документы, оформленные не должным образом, надо, чтобы он их переделал. Если этого не сделать, то безопаснее будет начислить НДФЛ на эту сумму.
На заметку: если не удалось отчитаться в срок, то выданные средства будут считаться долгом работника, и удерживать его нужно из заработной платы. Если же вы решите не взыскивать с сотрудника долг, то на эту сумму придется начислить страховые взносы и НДФЛ. (Прилож. к письму ФСС РФ №02-09-11/06-5250 от 14 апреля 2015 п. 5 и письмо Мин. Труда России №17-3\В-609 от 12.12.2014 г., Письмо Минфина №03-03-06/1/610).
Доход сотрудника будет считаться на дату прощения долга, если же долг не прощали, то НДФЛ нужно начислить, когда истечет срок исковой давности, т.е. через 3 года с момента, когда работник должен отчитаться (ГК РФ ст.196).